ビジネスだけじゃない：学校や家庭でTrelloを活用する方法
App StoreでTrelloを見たことがあるけれど、プロジェクトマネージャーや部門管理者といったビジネスユーザー向けのものだと思っていた方もいるかもしれません。あるいは、すでにTrelloを使っているけれど、学校の課題や家庭でのプロジェクトにこれほど役立つとは思っていなかったという方もいるかもしれません。以下では、オフィス以外、学校や家庭でTrelloの素晴らしい機能を活用するための提案と例をいくつかご紹介します。
まず、Trello に馴染みのない方のために、基本を説明します。
Trelloは、プロジェクトの開始から終了までを整理・管理できる人気のアプリです。豊富な機能により、強力でありながら使いやすいツールとなっています。Trelloはボードで構成されています。ホワイトボードのようなものだとお考えください。各ボードにはリストが、各リストにはカードが含まれています。カードは基本的にタスクを表し、プロジェクトの進行に合わせてリスト間で移動できます。例えば、「To Do」「進行中」「完了」という3つのリストがあるとします。プロジェクト内の様々なタスクに取り組むにつれて、プロジェクト全体が完了するまで、タスクをリスト間で移動させていきます。
カードには、あらゆるプロジェクトに非常に役立つ特別な機能が含まれています。
- 分類、整理、グループ化のためのラベル
- 完了率インジケーター付きのチェックリスト
- ファイルと写真の添付ファイル
- コメントと活動記録
- デバイスに直接通知されるリマインダー
それでは、Trello のこれらの機能がオフィス外でどのように役立つかを見てみましょう。
学校向けTrello
学校でTrelloを活用する素晴らしい方法の一つは、クラスごとにボードを作成することです。例えば、私は英語、歴史、幾何学、健康のボードを作成しました。英語のボードには、そのクラス内の様々なプロジェクトやプロセスのリスト（学期末レポート、宿題、提出済み、採点済みなど）を作成しました。学期末レポートリストには、学期中に提出期限が迫っているレポートごとにカードを作成しました。各カードには、レポートの説明と、提出に必要な項目のチェックリストが含まれています。さらに、単語数を示すラベルを追加したので、ボード上でどのレポートが他のレポートよりも時間がかかるのかを一目で確認できます。添付機能は、学期末レポートを対応するカードに直接アップロードするのに最適です。最後に、レポートが期限内に提出されるようにリマインダーを追加しました。学期末レポートが完成したら、「提出済み」リストに移動し、先生や教授が採点を終えたら「採点済み」リストに移動します。最後に、受け取った成績をコメントとして追加することもできます。
Trelloが学校のプロジェクトに最適なもう一つの理由は、他のクラスメートが関わるプロジェクトにも使えることです。チームプロジェクトの場合、Trelloではボードごとに複数のメンバーを追加できます。特定のボードにメンバーを招待し、カード内のコメント機能を使って互いにコミュニケーションを取ることができます。コメントをメンバーに通知するには、コメント欄に「@」記号で始まるメンバーの名前を入力し始めると、ドロップダウンが表示されるのでユーザー名を選択します。すると、そのメンバーにコメントが通知されます。
家庭向けTrello
Trelloは、家の周りのプロジェクトに最適です。例えば、次のような使い方が考えられます。「家」用のボードを作成し、「春の屋外プロジェクト」「春の室内掃除」「購入済み」「完了」のリストを作成しました。これにより、各プロジェクトのタスクを追跡できるだけでなく、すべてを完了するために購入する必要があるアイテムも追跡できます。「春の屋外プロジェクト」リストには、「庭の造園」用のカードを作成し、そのタスクで完了する必要があるすべての項目のチェックリストを追加しました。また、プロジェクトの規模を示すラベルを付けて、ボード上で一目で違いがわかるようにしました。チェックリストのすべての項目が完了したら、カードを「完了」リストに移動し、次のプロジェクトに進む準備を整えます。
学校のチームプロジェクトでメンバー機能が効果的に機能するのと同様に、この機能は、家庭内の複数のメンバーが同じプロジェクトやタスクに携わっている場合にも役立ちます。各メンバーごとに、それぞれの完了すべきプロジェクトをリスト化したボードを作成することも検討してみてください。こうすることで、誰がいつプロジェクトを完了したかを把握できます。
Trelloはビジネスにとって間違いなく素晴らしいツールですが、ご覧の通り、学生や家庭の主人にも役立ちます。Trelloを活用したプロジェクトの可能性は無限大です。
TrelloはApp Storeで無料で入手できるユニバーサルアプリです。また、月間または年間のサブスクリプションプランでTrello Goldを利用すると、より大きなファイルサイズのアップロード、より多くの背景、ステッカーパックなどの特典を利用できます。
