GTDとEvernoteを使って生産性を素早く向上させる方法を学びましょう

タスクおよびプロジェクト管理に利用できる数多くのシステムの中で、David Allen による人気の GTD (Getting Things Done)システムが私の個人的なお気に入りです。

GTDの基本構造は、 長くて扱いにくい1つのToDoリスト ではなく、複数のToDoリストをまとめたものです。オフィス、用事、フォローアップなど、それぞれの コンテキストごとにリストがあります。私は16個のコンテキストベースのToDoリストを作成しており、合計218個のタスクが含まれています。それでも、各リストの項目数は10～20個程度なので、混乱することなく集中して作業を進めることができます。

GTDの強力な点は、頭の中で何も覚える必要がないことです。これから行うすべてのタスクは「コレクションビン」に入れられ、毎日様々なToDoリストに整理されます。Evernoteは、それぞれのコンテキストごとにコレクションビンとToDoリストを管理してくれます。

収集

Evernote アカウントにはデフォルトのノートブックがあり、これが GTD のコレクションビンです。収集された各タスクは、このデフォルトのノートブック内のノートとして保存されます。

すべての ToDo と情報をデフォルトのノートブックに取り込む方法はいくつかあります。

• すべてのデバイスにインストールされているEvernote アプリでは、テキスト、音声、画像の入力が可能です。
• 各アカウントに固有の特別な Evernote メールアドレス。このアドレスを使用して、自分のアカウントにメモをメールで送信します。
• あらゆる Web ページから情報をキャプチャできる Evernote Web クリッパー。
• 紙の文書をスキャンできるアプリ。
• すべての手書きメモをデジタルメモに変換してくれる Livescribe ペン。
• IFTTT、Workflow アプリ、その他のツール。

明確化と整理

定期的に（通常は毎日）、Evernoteアプリのデフォルトの「インプット」ノートブック（私のコレクションビン）を開き、ノートを整理します。2分以内に完了できる項目はすぐに実行します。関連性がない場合は削除します。タスクではなく情報のみで、残しておきたい場合は、「情報」という別のノートブックに移動します。Evernoteでは複数のノートブックを作成できます。アクションが必要な場合は、「次のアクション」というノートブックに保存します。完了すると、「インプット」ノートブックは空になります。

タグ付け

ノートを移動する前に、簡単に検索できるように適切なタグを付ける必要があります。私はすべてのノートにGTDのコンテキストタグを付けています。他の情報のみのタグと区別するために、GTDタグにはすべて「$」という接頭辞を付けています。例えば、$office、$home、$errands、$calls、$agendas、$waiting_forなどです。GTDコンテキストタグは16個あります。自分に合ったタグの数は自由に決めてください。目安としては、特定のタグが付いたノートは常に10～20個以下に抑えるようにしてください。

やっている

カレンダーでそれぞれのコンテキストに時間を割り当てています。特定のコンテキストに取り組む時間になったら、「Next Actions」ノートブックからそのコンテキストのタグが付いたメモを開き、集中して取り組みます。

Evernoteに検索条件を保存しておき、「Next Actions」ノートブック内の関連タグが付いたすべてのノートを表示できるようにしています。仕事に着いたらすぐに、保存した検索条件を実行して、仕事でやるべきことのリストを取得します。カレンダーで電話をかける時間になったら、「$calls」リストを開きます。

レビュー中

ほぼ毎日、すべてのToDoリストを確認し、タスクにタグを付け直し、完了したものは削除し、残しておく必要があるものは「情報」ノートブックに移動します。「情報」ノートブックに移動する際は、「証明書」や「会議メモ」などのタグを付け、「$」で始まるGTDタグを削除します。

GTDは、情報を保存したり思い出したりするために頭を使わなくても済むので、効果的なシステムです。Evernoteを使うことで、生産性が向上しました。ご意見やご経験は、コメント欄で共有するか、@evernoteguru までツイートするか、[email protected]までメールでお送りください。

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タグが表示されている画像: Anthony のブログ投稿