Evernoteでノートを整理する最良の方法

情報管理やタスク管理にEvernoteを日常的に使っている人は、Evernoteなしでは仕事ができないほどです。Evernoteの使い方は人それぞれです。ノートブックをメインの整理ツールとして好む人もいれば、タグを愛用する人もいます。どちらがより効率的なのでしょうか？

検索のしやすさではない

ノートブックとタグのどちらを使うかは検索のしやすさを基準に決めると思っていましたが、どちらの整理方法でも情報の検索は同様に簡単です。一方で、Evernoteなどのアプリが持つ制限や機能こそが、私が情報整理の手法を決定づけた要因です。私の整理システムに影響を与えた制約には、次のようなものがあります。

1. Evernote for Business アカウントをお持ちでない限り、アカウントあたり 250 個のノートブックの制限がありますが、各ユーザーは最大 100,000 個のタグを使用できます。
2. スマートフォンやタブレットでは、個々のノートはローカルに保存されず、必要に応じてダウンロードされます。これは、インターネットに接続できない場所でEvernoteを使用する際に問題となります。しかし、Evernoteプレミアムアカウントでは、どのノートブックもオフラインに設定することができ、そのコンテンツはスマートフォンやタブレットでいつでも利用できます。
3. 特定のノートブックは他のユーザーと共有できますが、特定のタグが付いたノートのグループは共有できません。
4. 一部のアプリは、機能するために独自のノートブックを作成します。例えば、手書きのメモをEvernoteに保存できるアプリ「Livescribe+」があります。

私の組織化の公式

これらの制約を考慮すると、次の 3 つのノートブックから始めることをお勧めします。

1. 分類されていない情報の収集ビンとして使用できるデフォルトのノートブック。
2. タスク管理システムの一部である、対応する必要のあるメモが含まれる「次のアクション」ノートブック。
3. 参照データが含まれる「情報」ノートブック。

さらに、他のアプリで作成されたノートブックも存在します。これらのノートブックには通常、整理されていない情報が含まれているため、デフォルトのノートブックと重ねて「入力」スタックを作成することをお勧めします。

入力スタック内の情報は定期的にタグ付けし、「次のアクション」または「情報」ノートブックに保存する必要があります。タグは整理システムの通貨となります。EvernoteをGTDと連携させる方法については、以前の投稿をご覧ください。

この構造が完成したら、オフラインでも情報にアクセスする必要があるか、他のユーザーとノートブックを共有する必要があるかという判断に基づいて、新しいノートブックを追加します。右の写真は、約10,000件のノートを収容できる私のEvernote構造のスクリーンショットです。

再編

幸いなことに、私が提案した方法でEvernoteを整理するのはとても簡単です。ノートブックが多すぎる場合は、1つのノートブック内のすべてのノートを選択し、タグを付けて、「次のアクション」または「情報」ノートブックに移動してください。大きなノートブック内のノートをオフラインでアクセスできるようにしたり、他の人と共有したりするために分離したい場合は、使用したタグでノートを検索し、新しいノートブックにワンステップで移動してください。

Evernoteをどのように整理しているか、ぜひコメント欄で教えてください。または、@evernoteguru にツイートするか、[email protected]までメールでご連絡ください。

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